Wat maakt een partner voor sportevenementen uitstekend?

Een gespecialiseerde partner voor sportevenementen moet in staat zijn om de volledige gastervaring rondom een groot sportevenement te beheren, van accreditatie, reizen en accommodatie tot vervoer over land, VIP-services, hospitality en uitvoering ter plaatse.

Voor wereldwijde merken biedt de sponsoring van een groot sportevenement de kans om relaties op te bouwen, klanten en werknemers te belonen, partners te betrekken en gedenkwaardige ervaringen te creëren. Maar achter die ervaring schuilt een complexe operatie.

Honderden gasten kunnen uit verschillende landen arriveren. De beschikbaarheid van hotels kan extreem beperkt zijn. Voor accreditatie en tickettoewijzingen gelden strikte deadlines. VIP’s vereisen persoonlijke ondersteuning, terwijl schema’s, vervoersomstandigheden en evenementvereisten op korte termijn kunnen wijzigen.

De juiste partner voor sportevenementen brengt al die bewegende delen samen, waardoor het sponsoringteam één ervaren coördinatiepunt heeft en gasten zich kunnen concentreren op de ervaring in plaats van op de logistiek.

Beheer accreditatie van begin tot eind

Accreditatie is een van de belangrijkste onderdelen van het leveren van een groot sportsponsoringprogramma.

Verschillende gasten kunnen verschillende toegangsniveaus nodig hebben, terwijl organisatoren vaak strikte processen, deadlines en informatie-eisen opleggen. Het handmatig beheren hiervan voor honderden aanwezigen kan snel ingewikkeld worden.

Een partner voor sportevenementen moet het volledige accreditatieproces kunnen coördineren, inclusief:

• Het verzamelen van nauwkeurige gastinformatie
• Het beheren van deadlines voor indiening
• Het toewijzen van tickets en toegang tot hospitality
• Het bijhouden van de accreditatiestatus
• Het beheren van wijzigingen van gasten
• Het duidelijk verspreiden van informatie
• Coördinatie met evenementorganisatoren en rechthebbenden

ATPI heeft uitgebreide ervaring met het beheren van deze vereisten rondom grote sportevenementen. In haar langdurige werk ter ondersteuning van officiële UEFA-partners beheert het team de toewijzingen van gasten, toegang tot hospitality, accreditatieprocessen en ticketdistributie, terwijl er wordt toegezien op de naleving van de vereisten.

Voor een Sponsorship Manager betekent dit minder tijd besteden aan het najagen van individuele details en meer vertrouwen dat de juiste gasten de juiste toegang hebben wanneer ze aankomen.

Begrijp de gaststad voordat de gasten arriveren

Elk groot sportevenement vormt een andere logistieke uitdaging.

Luchthavens, hotelcapaciteit, toegang tot het stadion, verkeersbeperkingen, veiligheidszones en hospitality-locaties variëren van bestemming tot bestemming. Een model dat succesvol werkte in Londen, moet er in Parijs, Istanbul of een andere gaststad misschien compleet anders uitzien.

Dat maakt onderzoek naar de bestemming een essentieel onderdeel van de planning.

Een gespecialiseerd team moet inzicht hebben in:

• Welke luchthavens gasten zullen gebruiken
• Waar geschikte hotels zich bevinden
• Reistijden tussen belangrijke locaties
• Toegangspunten voor locaties en hospitality
• Lokale transportinfrastructuur
• Verkeers- en veiligheidsbeperkingen
• Passende aankomst- en vertrekpatronen
• Lokale leveranciers en operationele partners

De eventteams van ATPI beginnen ruim voordat de gasten reizen met het analyseren van de gastbestemmingen, waarbij ze naar alles kijken, van hotelvoorraad en luchthavencapaciteit tot transportroutes, veiligheidszones en toegang tot het stadion.

Deze lokale kennis vormt vervolgens de basis voor de volledige reis van de gast, in plaats van individuele leveranciers geïsoleerd te laten werken.

Stel accommodatie veilig wanneer de beschikbaarheid onder druk staat

Beschikbaarheid van hotels kan een van de grootste uitdagingen zijn rondom een groot sportevenement.

Sponsoren, teams, bestuursorganen, mediaorganisaties, officials en supporters strijden allemaal om voorraad, vaak al jaren voordat het evenement plaatsvindt.

Gewoon online zoeken zodra de gastenlijst is bevestigd, kan te laat zijn.

Een ervaren partner voor sportevenementen kan gevestigde hotelrelaties, inkoopkracht en bestemmingskennis gebruiken om geschikte accommodatie te identificeren en ruim van tevoren over de voorraad te onderhandelen.

Die capaciteit wordt bijzonder waardevol wanneer een stad volledig volgeboekt lijkt te zijn.

Voor de UEFA Champions League-finale in Londen ondersteunde ATPI Just Eat Takeaway.com met een programma voor talrijke VIP’s en partners. Ondanks de extreem hoge vraag hielp het netwerk van ATPI bij het veiligstellen van accommodatie die voldeed aan de eisen van de sponsor, terwijl het bredere team de reizen, transfers, accreditatie en de gastervaring beheerde.

De gespecialiseerde Hotel Desk van ATPI ondersteunt ook complexe behoeften voor groepsaccommodaties en heeft ervaring met het reageren wanneer bestemmingen van grote evenementen op korte termijn wijzigen.

Geef VIP’s, sponsoren en media het juiste serviceniveau

De mensen die deelnemen aan een sponsoringprogramma zijn zelden een standaard reisgezelschap.

Zij kunnen bestaan uit:

• Belangrijke klanten en leidinggevenden
• Commerciële partners
• Winnaars van prijsvragen
• Influencers en creators
• Mediavertegenwoordigers
• Broadcasters
• Werknemers
• VIP-gasten

Elke groep kan andere verwachtingen en operationele vereisten hebben.

Een topman kan een privétransfer vanaf de luchthaven en een zeer flexibel reisschema nodig hebben. Een mediateam werkt misschien volgens productieschema’s en vervoert gespecialiseerde apparatuur. Een uitgenodigde klant heeft mogelijk begeleiding nodig op een onbekende bestemming.

Hoogwaardige, persoonlijke service kan bestaan uit meet-and-greet, gepersonaliseerde reisschema’s, vaste contactpersonen, directievervoer, premium accommodatie en realtime ondersteuning wanneer plannen wijzigen.

Tijdens Parijs 2024 ondersteunde ATPI atleten en sportorganisaties naast sponsoren en hospitality-gasten, terwijl ze ook binnenlandse reizen en logistiek beheerden voor media, officials en ondersteunend personeel. Daarnaast verzorgde ATPI 15 hospitality-programma’s gedurende 18 dagen voor On Location.

Die breedte aan ervaring is belangrijk omdat grote sportsponsoringprogramma’s steeds vaker op het snijvlak van reizen, evenementen, hospitality en media liggen.

Verbind reizen met de hospitality-ervaring

Voor de gast is het sportevenement slechts één onderdeel van de totale ervaring.

De reis kan beginnen met een uitnodiging en vervolgen met vluchten, hotelovernachtingen, welkomstbijeenkomsten, bestemmingservaringen, hospitality-programma’s, het sportevenement zelf en de terugreis.

Een gespecialiseerde partner moet deze fasen kunnen verbinden in plaats van ze als individuele transacties te behandelen.

ATPI heeft sporthospitality-programma’s ontworpen en uitgevoerd rondom grote evenementen, waaronder finales van de UEFA Champions League en de Olympische Spelen. Het werk voor Heineken rondom een Champions League-finale omvatte internationale reizen, accommodatie, bestemmingservaringen, toegewezen vervoer en hospitality op de wedstrijddag voor 1.200 gasten.

Dit is waar expertise op het gebied van sportreizen en evenementen samenkomen.

Het doel is niet simpelweg om gasten bij de wedstrijd te krijgen. Het is om een ervaring te creëren die het merk van de sponsor weerspiegelt en hun investering in het evenement betekenisvoller maakt.

Combineer ervaren mensen met betrouwbare technologie

Technologie is essentieel wanneer honderden gasten, boekingen, hotelkamers, transfers en programmadetails gecoördineerd moeten worden.

Maar technologie alleen zorgt niet voor een succesvol sportevenement.

Het sterkste model combineert een centrale bron van betrouwbare informatie met ervaren mensen die weten hoe ze die moeten gebruiken en wat ze moeten doen als de omstandigheden veranderen.

ATPI EventsHub brengt registraties, reislogistiek, gastcommunicatie en realtime informatie samen op één platform. Organisatoren kunnen vluchten, hotels, transfers en voorraad beheren terwijl ze het overzicht behouden over het gastenprogramma.

Achter die technologie staan eventspecialisten die problemen kunnen oplossen, leveranciers kunnen coördineren en ter plaatse kunnen reageren.

Die menselijke expertise wordt vooral belangrijk in sportomgevingen met hoge druk, waar verstoringen direct effect kunnen hebben op de gastervaring.

De teams van ATPI hebben gewerkt aan de finales van de UEFA Champions League, de Olympische Spelen en grote sportcompetities, waarbij ze inzicht hebben opgebouwd in de druk, veiligheidseisen en verwachtingen rondom grote sportevenementen.

Waar moet u op letten bij een partner voor sportevenementen?

Voor een groot sponsoringprogramma moet een partner voor sportevenementen het volgende kunnen bieden:

1. Volledig beheer van accreditatie en tickets
2. Gedetailleerde planning voor de gaststad en bestemming
3. Internationale reizen en groepslogistiek
4. Toegang tot geschikte accommodatie op bestemmingen met een hoge vraag
5. Vervoer over land en luchthavenoperaties
6. Reismanagement voor VIP’s, sponsoren en media
7. Op maat gemaakt ontwerp van hospitality-programma’s
8. Ondersteuning bij evenementen ter plaatse
9. Geïntegreerde technologie voor gasten en reizen
10. Ervaren specialisten die kunnen reageren wanneer plannen wijzigen

Het belangrijkste is dat deze diensten als één verbonden programma functioneren.

Vertrouwen creëren achter de ervaring

Grote sponsoringprogramma’s zijn ontworpen om momenten te creëren die gasten zich herinneren.

De logistiek achter die momenten zou bijna onzichtbaar moeten zijn.

Vluchten komen aan wanneer dat nodig is. Gasten weten waar ze heen moeten. Hotels zijn er klaar voor. Accreditatie werkt. Transfers verschijnen op het juiste moment en ondersteuning is beschikbaar wanneer de omstandigheden veranderen.

Het leveren van die eenvoud vereist aanzienlijk werk achter de schermen.

Door gespecialiseerde mensen, bestemmingskennis, relaties met leveranciers en technologie te combineren, kan een ervaren partner voor sportreizen en evenementen de verantwoordelijkheid voor die complexiteit op zich nemen en Sponsorship Managers het vertrouwen geven dat hun gasten, hun programma en uiteindelijk hun merk in veilige handen zijn.